個人情報保護方針 : 首都圏建物管理

個人情報保護方針

制定日：2011年4月1日

最終改定日：2022年10月18日

　首都圏建物管理株式会社（以下「当社」という。）は、管理組合サポート業務、マンション管理業務、保険代理店業務等を行っております。
　当社が取扱う個人情報の保護について、社会的責任を十分に認識して、本人の権利利益を保護し、個人情報に関する法規制等を遵守いたします。
　また、以下に示す方針を具現化するために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的な改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言いたします。

ａ）当社事業、並びに従業員の雇用、人事管理等において取扱う個人情報について、予め特定された利用目的の範囲内において、個人情報の適切な取得・利用および提供を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)は行いません。また、そのための適切な措置を講じます。

ｂ）当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守いたします。

ｃ）当社は個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失またはき損等のリスクに対しては、合理的な安全対策を講じ、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また不適切な事項については是正を行うなどの内部規程を定め、個人情報を最善の状態で保護いたします。

ｄ）当社は個人情報の取扱いに関する苦情および相談対応への内部規程を定め、苦情および相談には、迅速かつ誠実に対応いたします。

連絡先窓口　首都圏建物管理株式会社
電話　　03-3269-2591
ＦＡＸ　03-3268-3814

ｅ）個人情報保護マネジメントシステムについて、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直して、その改善を継続的に推進していきます。

首都圏建物管理株式会社
代表取締役　馬場　一夫

個人情報の取扱いについて

個人情報の利用目的の公表

・契約意思、契約者、連帯保証人を確認するため
・お客様サポートのため・お問合せ対応のため
・当社サービスのご案内のため
・賃貸借契約の締結を証するため
・契約者、連帯保証人の確認および支払能力確認のため
・契約者、連帯保証人ご契約印確認のため
・家賃等の自動引落し手続きのため
・保険加入の意思を確認するため
・保証会社による審査のため

・オーナー管理のため
・品質向上のため

・顧客管理のため
・利用手続きのため
・請求のため

・調査業務遂行のため
・調査結果の報告のため
・調査結果の管理のため

・受託業務（居住者管理、収納代行、理事会関連、組合運営サポート）遂行のため

・保険代理店業務（手続き、契約者への連絡等）遂行のため

・当社各事業に係る連絡、協力、交渉、契約履行等のため

・当社各事業に関するお問い合わせ対応のため

・人事管理等のため

・採用選考のため
・採用選考手続き及びその結果に関する連絡のため
・入社前手続き実施とその他の手続きに関する連絡のため

保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項の周知など

首都圏建物管理株式会社
住所：東京都新宿区水道町３番１号
代表者氏名：馬場一夫

個人情報保護管理者　総務・経理部　鈴木　博詞
TEL：03-3269-2591

・品質向上のため

・利用手続きのため
・請求のため

・調査結果の報告のため
・調査結果の管理のため

・当社各事業に係る連絡、協力、交渉、契約履行等のため

・当社各事業に関するお問い合わせ対応のため

・人事管理等のため

・採用選考のため
・採用選考手続き及びその結果に関する連絡のため
・入社前手続き実施とその他の手続きに関する連絡のため

保有個人データの取扱いに関するお問い合わせ、苦情及びご相談につきましては、後述8.の「個人情報お問い合わせ窓口」にご連絡ください。

- 認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
- 苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
- 【住所】〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル内
- 【電話】03-5860-7565
- 　　　　0120-700-779
- ※上記問合せ先は、当社のサービスに関する問合せ先ではありません。

1) 開示請求は後述8.の「個人情報お問合せ窓口」にお問合せください。
2) 当社が保有するご自身の保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示を求める場合には、当社所定の書面に必要事項をご記入の上、提出していただきます。
3) 開示請求依頼にあたっては、本人確認をさせていただきます。場合によっては、公的な証明書の写しを提出いただき確認させていただくことがあります。
※ 代理人については、委任状の提出して頂き確認を行います。なお、代理人を立てる場合には、ご本人と代理人両者の公的証明書のコピーの提出が必要になります。また、郵送でのご提出の場合は、簡易書留郵便等の発送記録が取れる方法での提出をお願い致します。
※ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合は、法的な代理権を証明する書類で代理権があることを確認いたします。
4) 開示請求（「利用目的の通知」「開示対象個人情報の開示」の請求）にあたり、手数料は1,000円を上限に徴収いたします。これを超えることが明白な場合は別途、ご連絡いたします。

※本人の知りえる状態に置くことにより当該保有個人データの安全管理に支障と及ぼす恐れがある場合を除く
当社は、保有個人データを保護するため、以下の安全管理措置を講じています。その他、安全管理措置に関する詳細なご質問は、お問合せ窓口までご連絡ください。

・個人データの適正な取扱いの確保について取り組むために、基本方針を策定しています。

・個人データの漏えい等の防止その他の個人データの安全管理のために、個人データの取扱いに係る規程類を策定しています。

・個人データの取扱いに関する責任者を任命するとともに、法令又は規程に違反している事実やおそれを把握した場合における責任者への報告連絡体制を整備しています。
・個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化しています。
・個人データの取扱状況を確認するため、定期的に自己点検の実施や外部の者による審査を受けています。
・個人データの取扱状況の把握及び見直しを行い、個人情報保護体制の改善に取り組んでいます。

・個人データの取扱いに関して、個人情報保護の重要性を周知・啓発し、定期的な教育を実施しています。
・個人データを取扱う従業者から秘密保持に関する誓約書を取得しています。

・個人データを取扱う区域において従業者および来訪者の入退室管理を行っています。
・個人データを取扱う機器、書類、電子媒体等の利用、保管、廃棄等に関する措置を定め、盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
・個人データを取扱う情報システムに対する、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用する従業者を識別・認証しています。
・個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

・外国における個人情報の取扱いについて、当該外国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで上記安全管理を適切に講じています。

連絡先窓口　首都圏建物管理株式会社
電話 03-3269-2591
FAX 03-3268-3814
お問い合わせ窓口責任者宛てまでお願いいたします。

当社では、より良くお客様の個人情報保護を図るため、及び法令等の変更に対応するために、「個人情報保護方針」および「個人情報の取扱いについて」を改定することがあります。